e-Devlet Hatırlatmalar



e-Fatura

1.      E-Fatura No. için numara uzunluğu 16 hanelidir. seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu, 4 hane ilgili yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Sabit 3 karakter: = “LOG”, Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY, Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir. Örnek: LOG2020000000001

2.      E-Fatura faturaları için Seri numarası takibi yapılmalı, numaralar arasında atlama olmamasına dikkat edilmelidir. Geçmiş tarihe daha büyük bir numarayla fatura kesilmemeli, ihtiyaç halinde yeni koçan numarası kullanılmalıdır.

3.      Gelen Ticari e-Faturalara verilen Ret ya da Kabul yanıtlarını Entegratör Portal’e  (https://efatura.elogo.com.tr/) göndermeyi unutmayın. 7 gün içinde yanıtlanmayan e-Faturalara otomatik Kabul yanıtı gidecektir.

4.      Gelir İdaresi Başkanlığı 5 Mart 2019 tarihinde yayınladığı duyuru ile Temel Senaryodaki faturaların iptal edilebilmesi için Fatura İptal Portali’ni kullanıma açtığını duyurmuştur. Temel senaryodaki faturalar artık GİB Temel Fatura İptal Portali üzerinden iptal edilebilecektir. Özel entegratörlük aracılığıyla sadece ticari faturalar iptal edilmeye devam edecektir. Temel faturalar ise sadece GİB’in yeni kullanıma açtığı e-Fatura İptal Portali üzerinden yapılabilecektir.
5.      Tüm işlemlerinizde kayıtlara esas oluşturan belgelerin Logo Entegratör Portal sayfasında (https://efatura.elogo.com.tr/) bulunduğunu unutmayınız. Logo Connect modülü Entegratör Portal sayfasından gelen verileri bilgisayar ortamına aktarmaktadır. Teknik bir sorunla karşılaşmamak için Entegratör Portal sayfasından faturalarınızın kontrolünü, gidip gitmediğini, durumunu vs. kontrol edebilirsiniz. Belirli dönemlerde de Entegratör Portal sayfasıyla kendi kayıtlarınız arasında mutabakat yapmanız önerilmektedir.

6.      Connectte 2020 “Çalışma Alanına” düşecek 2019 e-faturaları 2019 “Çalışma Alanına” taşınmalıdır. Aynı şekilde 2019 “Çalışma Alanına” düşecek 2020 e-faturaları 2020 “Çalışma Alanına” taşınmalıdır. (Mali Dönem Bağımlı kullanan müşteriler için)

7.      MukellefKontrol.exe 2020 yılı aktif firması için çalıştırılmalıdır ve e-Fatura carileri güncellenmelidir. Kırmızı ve Yeşil renkli cari hesaplar güncellenmelidir.

8.      Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 18.09.2018 tarihinde yayınlanan yeni tebliğ ile e-Fatura görüntülerinde kullanılan Gelir İdaresi Başkanlığı logosu Bakanlığın adının “T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı” olarak değişmesi nedeniyle Gelir İdaresi Başkanlığı’nca değiştirilmiştir. 18.09.2018 tarihinden itibaren oluşturulacak e-Fatura’ların yeni logo ile gönderilmesi gerekmektedir.

9.      Düzenlenecek elektronik faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması gerekmektedir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-fatura faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.









e-Arşiv

1.      e-Arşiv için Fatura No. için numara uzunluğu 16 hanelidir. e-Arşiv izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu, 4 hane ilgili yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Sabit 3 karakter: = “ARV”,  Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY,  Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir. Örnek: ARV2020000000001

2.      E-Arşiv faturaları için Seri numarası takibi yapılmalı, numaralar arasında atlama olmamasına dikkat edilmelidir. Geçmiş tarihe daha büyük bir numarayla fatura kesilmemeli, ihtiyaç halinde yeni koçan numarası kullanılmalıdır.

3.      E-arşiv Faturalarından iptal edilenlerin de İptal bilgisini de Entegratör Portal’e  (https://efatura.elogo.com.tr/) göndermeyi unutmayın. İptal edilen e-Arşiv faturaları, iptal edildiği ayda Rapora yansıyacaktır.

4.      Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 30.10.2018’de yayınlamış olduğu tebliğ ile Elektronik Arşiv Kılavuzunu güncellemiştir. Yeni kılavuz ile en geç takip eden ayın 15. Günü sonuna kadar gönderilmesi gereken e-Arşiv Fatura Raporlarının 1.1.2019 tarihinden itibaren günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv Fatura uygulaması üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi (raporlanması) zorunluluğu getirilmiştir.

5.      VUK 18‘de belirtilen açıklamalara istinaden pazar günü (tatil günü) gönderim zorunlu değildir. Tatili takip eden ilk iş günü raporların yüklenmesi zorunludur.

6.      e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda veya kâğıt ortamında iletilmesi zorunludur.

7.      E-Arşiv faturaları GİB’e gönderilmeden önce Logo ve Connect’ten fatura sayıları, iptal sayıları ve toplam tutarlar kontrol edilmelidir. Raporlanmayan kayıtlar var ise tespit edilip, ilgili faturalar tekrar gönderilmelidir.

8.      e-Arşiv Fatura düzenlendiği ve iptal edildiği durumlarda, Müşterinin e-Arşiv faturasını işleyip işlemediği kontrol edilememekte olup ancak mutabakat üzerinden ilerlendiği durumlarda bu kontrol gerçekleştirilebilir.

9.      e-Arşiv Faturalarda gönderim şekli elektronik olarak seçilir ise faturanın alıcıya iletilebilmesi için e-mail adresinin belirtilmesi zorunludur.

10.   Düzenlenecek elektronik faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması gerekmektedir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-arşiv faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.

11.   Gelir İdaresinin e-Arşiv Faturaları için yayınladığı 433 seri numaralı VUK Genel Tebliği, Belgelerin Alıcılarına Teslimi başlıklı maddesinde; ''Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu ifade sebebi ile e-Arşiv Fatura tasarımlarına kaşe ve imza eklenmelidir.



e-Defter

1.      Mali Mühür için Yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddelerini tekrarlar. Süre uzatılmaması durumunda e-Defter gönderilememektedir.

2.      e-Defterler gönderildikten sonra Tüm Fişler için “ Toplu Onaylama” yapılarak ve ilgili tarihten önce fiş girme, değiştirme yada silmenin önüne geçilmelidir. Muhasebeleştirilen fişlerle muhasebe fişi referansları koparılmamalıdır. (Yevmiye madde numaralama işleminden sonra onaylanan muhasebe işlemlerine, onay kaldırılmadan tekrar yevmiye madde numarası verilemez.)

3.      e-Defter işlem adımları takip edilip son işlem olan onaylı berat indirildikten sonra Elektronik Defterlerin(XML) ve GİB sayfasından indirilen Onaylı Beratın ve diğer e-Defter dosyalarının 10 yıl saklanması gerekmektedir. Entegratör Portal sayfasına (https://efatura.elogo.com.tr/) yükleyerek orada saklanmasını sağlayabilirsiniz. (İndirilen Onaylı Beratların ilgili klasörlerde bulunan e-defter dosyaları ile birlikte saklanması önerilmektedir.) 0000000000 firmanızın vergi numarasını temsil etmektedir.

0000000000-201901-DR-000000.zip
0000000000-201901-K-000000.zip
0000000000-201901-KB-000000.zip
0000000000-201901-Y-000000.zip
0000000000-201901-YB-000000.zip
GIB-0000000000-201901-KB-000000.zip
GIB-0000000000-201901-YB-000000.zip

4.      İlgili aylara ait e-Defter kayıtları GİB’e gönderim sonrasında, e-Defter klasöründen silinmemelidir. (Bu kayıtların silinmesi e-Defter için otomatik verilen kontrol numarasında sıkıntı yaşanmasına ve hatalı kayıt oluşturulmasına neden olabilir.)

5.      Yevmiye madde numaralama işlemi e-Defter oluşturulmadan önce, sadece ilgili ay için çalıştırılmalıdır. İlgili aydaki ilk Yevmiye Kaydının, son e-Defter oluşturulan aydaki Son Yevmiye kaydını takip ettiği kontrol edilmelidir.(Yevmiye Madde Numaralama işleminden sonra mahsup fişi ekleme, değiştirme ve ya silme işlemleri tavsiye edilmemektedir.). İptal edilmiş olan fişleriniz var ise ilgili fişin bu işlem sırasında Yevmiye Madde Numarası almadığı unutulmamalıdır.

6.      e-Defter çekmeden önce Genel Mizan, İki Tarih Arası Mizan, Muavin, Fiş Listesi vs. raporlar alınarak dip toplamlar kontrol edilmeli, e-Defter Aylık Toplamları ile karşılaştırılmalıdır.

7.      e-Defter için 2020 firmasında SMMM sözleşme bilgileri ile beraber başlangıç tarihi güncellemesi yapılmalıdır.

8.      Gelirler İdaresi Başkanlığı’nın 03.10.2018 tarihli duyurusu ile beraber, e-defter görüntülerinde kullanılan Gelir İdaresi Başkanlığı logosu, bakanlık adının “T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı” olarak değişmesi sebebiyle e-defter paketi içerisinde yer alan berat.xslt dosyası güncellenmiştir. 03.10.2018 tarihinden itibaren oluşturulacak e-defter beratlarının yeni logo ile görüntülenmesi gerekmektedir.  (Logo değişikliği için yapılan bu güncelleme, oluşturulan e-defter dosyalarında herhangi bir yapısal değişikliğe neden olmayıp sadece berat dosyalarının yeni logo ile görüntülenmesini sağlamaktadır.)

9.      Elektronik defter uygulamasına dâhil olanlar tarafından ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesi gereken “Elektronik Defter Beratları”nın yapısı revize edilmiştir.  2019/Ocak döneminden başlamak üzere aylık dönemler halinde ve aynı sürede (İlgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar) Berat dosyalarının yanı sıra Defter Raporu Beratının da GİB’e gönderilmesi gerekmektedir.

10.   Gelirler idaresi Başkanlığı'nın standartlarına göre klasör yapısı yeniden düzenlenmiş olup yeni dizin yapısı şu şekilde oluşacaktır: e-Defter Dizini - XML - Vergi Numarası - Hesap Dönemi - Ay olarak oluşacak şekilde güncellenmiştir. Eski dizin yapısı ile defter oluşturulmuş dönemlere ait dizine f9 menüde bulunan "Klasörde Göster" ve "Defter Dosyasını Aç" gibi seçeneklerle yine ulaşılabilecektir. Örnek yeni dizin yapısı: Ocak 2020 için

"e-Defter Dizini\ xml \ Vergi No \ 01.01.2020-31.12.2020(Hesap Dönemi) \01" şeklinde oluşacaktır.

11.   Mükelleflerin, 01.01.2020 tarihinden itibaren oluşturdukları e-defterlerin ikincil kopyalarını Özel Entegratör Portal’de (https://efatura.elogo.com.tr/) saklamaları zorunludur.

12.   Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından teknik kılavuzlar yayımlandıktan sonra e-defter dosyalarının eLogo özel entegratör tarafından imzalanabilmesi için gerekli çalışmalar başlatılacaktır.


Yedekleme

1.      Tercihen hem Databaseler, hem de e-Fatura, e-Defter gibi bilgisayarımızda tutulan dosyalar, ikinci bir harici bir diske yedeklenip, bir kopyası da Ofis dışında saklanmalıdır.

2.      Yedekleme stratejinizi planlayın. Aşağıdaki soruları kendinize sorun ve bir yedekleme planı geliştirin.
      Ne yedekleyeceğim?
      Nerede yedekleyeceğim?
      Ne zaman yedekleyeceğim?
      Yedeklerimi ne kadar süreyle saklayacağım?
      Yedekleme işinin görevlisi Kim?
      Bu yedeklerin durumunu izleyecek sorumlu Kim?


e-Mutabakat

13.   e-Mutabakat, şirketler arası alacak-borç hesaplarının eşitlenmesi olan mutabakat yazışmalarının telefon ya da posta yerine elektronik ortamda yapılmasıdır. Tedarikçi ya da müşteri olarak çalıştığınız firmalarla yaptığınız BA, BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda posta, telefon ya da faks kullanmak yerine e-Mutabakat sistemi üzerinden kolayca e-posta gönderebilir, cevapların dijital olarak toplanmasını sağlayabilirsiniz. 

e-İrsaliye

1.      e-irsaliyenin teknik sebeplerle düzenlenememesi veya fiili teslimat miktarının sevkiyat başında öngörülememesi halinde; müşteriye öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenecek ve bu irsaliye üzerinde "e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir" ibaresine yer verilecektir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye'ye en geç izleyen 2 gün içinde dönüştürülmesi zorunludur. Matbu sevk irsaliyesine istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye'ler GİB tarafından özelleştirilen "MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE" tipinde düzenlenmesi ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilmesi gerekmektedir.

2.      Taşıma işinin, lojistik firmaları tarafından yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de lojistik firmasının VKN, Unvan bilgisi yazılmalıdır. Araç ve şoföre ilişkin bilginin bu durumda yazılması zorunlu değildir. Ancak, taşıma işinin bizzat satıcı/alıcının kendi araç ve şoförleri ile yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de araç plaka no ve şoförün bilgilerine yer verilmesi zorunludur.