e-Devlet Hatırlatmalar
e-Fatura
1. E-Fatura No.
için numara uzunluğu 16 hanelidir. seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim
kodu, 4 hane ilgili yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası
kullanılır. Sabit 3 karakter: = “LOG”, Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY, Kalan
9 hane nümerik artan olarak üretilir. Örnek: LOG2020000000001
2. E-Fatura
faturaları için Seri numarası takibi yapılmalı, numaralar arasında atlama
olmamasına dikkat edilmelidir. Geçmiş tarihe daha büyük bir numarayla fatura
kesilmemeli, ihtiyaç halinde yeni koçan numarası kullanılmalıdır.
3. Gelen Ticari e-Faturalara verilen
Ret ya da Kabul yanıtlarını Entegratör Portal’e
(https://efatura.elogo.com.tr/) göndermeyi unutmayın. 7 gün
içinde yanıtlanmayan e-Faturalara otomatik Kabul yanıtı gidecektir.
4. Gelir İdaresi Başkanlığı 5 Mart
2019 tarihinde yayınladığı duyuru ile Temel Senaryodaki faturaların iptal
edilebilmesi için Fatura İptal Portali’ni kullanıma açtığını duyurmuştur. Temel
senaryodaki faturalar artık GİB Temel Fatura İptal Portali üzerinden iptal edilebilecektir.
Özel entegratörlük aracılığıyla sadece ticari faturalar iptal edilmeye devam
edecektir. Temel faturalar ise sadece GİB’in yeni kullanıma açtığı e-Fatura
İptal Portali üzerinden yapılabilecektir.
5. Tüm işlemlerinizde kayıtlara esas
oluşturan belgelerin Logo Entegratör Portal sayfasında (https://efatura.elogo.com.tr/)
bulunduğunu unutmayınız. Logo Connect
modülü Entegratör Portal sayfasından gelen verileri bilgisayar ortamına
aktarmaktadır. Teknik bir sorunla karşılaşmamak için Entegratör Portal sayfasından
faturalarınızın kontrolünü, gidip gitmediğini, durumunu vs. kontrol
edebilirsiniz. Belirli dönemlerde de Entegratör Portal sayfasıyla kendi
kayıtlarınız arasında mutabakat
yapmanız önerilmektedir.
6. Connectte 2020 “Çalışma Alanına”
düşecek 2019 e-faturaları 2019 “Çalışma Alanına” taşınmalıdır. Aynı şekilde 2019
“Çalışma Alanına” düşecek 2020 e-faturaları 2020 “Çalışma Alanına”
taşınmalıdır. (Mali Dönem Bağımlı
kullanan müşteriler için)
7. MukellefKontrol.exe
2020 yılı aktif firması için çalıştırılmalıdır ve e-Fatura carileri
güncellenmelidir. Kırmızı ve Yeşil renkli cari hesaplar güncellenmelidir.
8. Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından 18.09.2018 tarihinde yayınlanan yeni tebliğ ile e-Fatura
görüntülerinde kullanılan Gelir İdaresi Başkanlığı logosu Bakanlığın adının
“T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı” olarak değişmesi nedeniyle Gelir İdaresi
Başkanlığı’nca değiştirilmiştir. 18.09.2018 tarihinden itibaren oluşturulacak
e-Fatura’ların yeni logo ile gönderilmesi gerekmektedir.
9. Düzenlenecek elektronik faturalarda,
düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak
gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer.
Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin
yazılması gerekmektedir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik
faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu
e-fatura faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının
talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.
e-Arşiv
1. e-Arşiv için
Fatura No. için numara uzunluğu 16 hanelidir. e-Arşiv izni kapsamında
düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu, 4 hane
ilgili yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Sabit
3 karakter: = “ARV”, Sabit 4 karakter
yıl seçimli: YYYY, Kalan 9 hane
nümerik artan olarak üretilir. Örnek: ARV2020000000001
2. E-Arşiv
faturaları için Seri numarası takibi yapılmalı, numaralar arasında atlama
olmamasına dikkat edilmelidir. Geçmiş tarihe daha büyük bir numarayla fatura
kesilmemeli, ihtiyaç halinde yeni koçan numarası kullanılmalıdır.
3. E-arşiv Faturalarından iptal
edilenlerin de İptal bilgisini de Entegratör Portal’e (https://efatura.elogo.com.tr/) göndermeyi
unutmayın. İptal edilen e-Arşiv faturaları, iptal edildiği ayda Rapora
yansıyacaktır.
4. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın
30.10.2018’de yayınlamış olduğu tebliğ ile Elektronik Arşiv Kılavuzunu
güncellemiştir. Yeni kılavuz ile en geç takip eden ayın 15. Günü sonuna kadar
gönderilmesi gereken e-Arşiv Fatura Raporlarının 1.1.2019 tarihinden itibaren günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv Fatura
uygulaması üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi (raporlanması)
zorunluluğu getirilmiştir.
5. VUK 18‘de belirtilen açıklamalara
istinaden pazar günü (tatil günü) gönderim zorunlu değildir. Tatili takip eden
ilk iş günü raporların yüklenmesi zorunludur.
6. e-Arşiv Fatura uygulaması
kapsamında oluşturulan faturaların müşterilerinin talebi doğrultusunda
elektronik ortamda veya kâğıt ortamında iletilmesi zorunludur.
7. E-Arşiv faturaları GİB’e
gönderilmeden önce Logo ve Connect’ten fatura sayıları, iptal sayıları ve
toplam tutarlar kontrol edilmelidir. Raporlanmayan kayıtlar var ise tespit
edilip, ilgili faturalar tekrar gönderilmelidir.
8. e-Arşiv Fatura düzenlendiği ve
iptal edildiği durumlarda, Müşterinin e-Arşiv faturasını işleyip işlemediği
kontrol edilememekte olup ancak mutabakat üzerinden ilerlendiği durumlarda bu
kontrol gerçekleştirilebilir.
9. e-Arşiv Faturalarda gönderim
şekli elektronik olarak seçilir ise faturanın alıcıya iletilebilmesi için
e-mail adresinin belirtilmesi zorunludur.
10. Düzenlenecek elektronik
faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika
olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine
geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin
yazılması gerekmektedir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik
faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-arşiv
faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep
eden müşteriye verilmesi zorunludur.
11. Gelir İdaresinin e-Arşiv
Faturaları için yayınladığı 433 seri numaralı VUK Genel Tebliği, Belgelerin
Alıcılarına Teslimi başlıklı maddesinde; ''Vergi Usul Kanununun faturanın
nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun
olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu ifade sebebi ile e-Arşiv
Fatura tasarımlarına kaşe ve imza eklenmelidir.
e-Defter
1. Mali Mühür için
Yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde
kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası
alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddelerini
tekrarlar. Süre uzatılmaması durumunda
e-Defter gönderilememektedir.
2. e-Defterler gönderildikten sonra
Tüm Fişler için “ Toplu Onaylama”
yapılarak ve ilgili tarihten önce fiş girme, değiştirme yada silmenin önüne
geçilmelidir. Muhasebeleştirilen fişlerle muhasebe fişi referansları
koparılmamalıdır. (Yevmiye madde numaralama işleminden sonra onaylanan muhasebe
işlemlerine, onay kaldırılmadan tekrar yevmiye madde numarası verilemez.)
3. e-Defter işlem adımları takip edilip son işlem
olan onaylı berat indirildikten sonra Elektronik Defterlerin(XML) ve GİB
sayfasından indirilen Onaylı Beratın ve diğer e-Defter dosyalarının
10 yıl saklanması gerekmektedir. Entegratör Portal sayfasına (https://efatura.elogo.com.tr/)
yükleyerek orada saklanmasını sağlayabilirsiniz. (İndirilen Onaylı
Beratların ilgili klasörlerde bulunan e-defter dosyaları ile birlikte
saklanması önerilmektedir.) 0000000000 firmanızın vergi numarasını temsil
etmektedir.
0000000000-201901-DR-000000.zip
0000000000-201901-K-000000.zip
0000000000-201901-KB-000000.zip
0000000000-201901-Y-000000.zip
0000000000-201901-YB-000000.zip
GIB-0000000000-201901-KB-000000.zip
GIB-0000000000-201901-YB-000000.zip
4. İlgili
aylara ait e-Defter kayıtları GİB’e gönderim sonrasında, e-Defter klasöründen
silinmemelidir. (Bu kayıtların silinmesi
e-Defter için otomatik verilen kontrol numarasında sıkıntı yaşanmasına ve
hatalı kayıt oluşturulmasına neden olabilir.)
5. Yevmiye madde numaralama işlemi
e-Defter oluşturulmadan önce, sadece
ilgili ay için çalıştırılmalıdır. İlgili aydaki ilk Yevmiye Kaydının, son e-Defter oluşturulan aydaki Son Yevmiye
kaydını takip ettiği kontrol edilmelidir.(Yevmiye Madde Numaralama işleminden
sonra mahsup fişi ekleme, değiştirme ve
ya silme işlemleri tavsiye edilmemektedir.). İptal edilmiş olan fişleriniz
var ise ilgili fişin bu işlem sırasında Yevmiye Madde Numarası almadığı
unutulmamalıdır.
6. e-Defter çekmeden önce Genel
Mizan, İki Tarih Arası Mizan, Muavin, Fiş Listesi vs. raporlar alınarak dip
toplamlar kontrol edilmeli, e-Defter Aylık Toplamları ile karşılaştırılmalıdır.
7. e-Defter için 2020 firmasında SMMM
sözleşme bilgileri ile beraber başlangıç tarihi güncellemesi yapılmalıdır.
8. Gelirler İdaresi Başkanlığı’nın
03.10.2018 tarihli duyurusu ile beraber, e-defter görüntülerinde kullanılan
Gelir İdaresi Başkanlığı logosu, bakanlık adının “T.C. Hazine ve Maliye
Bakanlığı” olarak değişmesi sebebiyle e-defter paketi içerisinde yer alan
berat.xslt dosyası güncellenmiştir. 03.10.2018 tarihinden itibaren
oluşturulacak e-defter beratlarının yeni logo ile görüntülenmesi gerekmektedir. (Logo değişikliği için yapılan bu güncelleme,
oluşturulan e-defter dosyalarında herhangi bir yapısal değişikliğe neden
olmayıp sadece berat dosyalarının yeni logo ile görüntülenmesini
sağlamaktadır.)
9. Elektronik defter uygulamasına
dâhil olanlar tarafından ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe
kadar Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesi gereken
“Elektronik Defter Beratları”nın yapısı revize edilmiştir. 2019/Ocak döneminden başlamak üzere aylık
dönemler halinde ve aynı sürede (İlgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son
gününe kadar) Berat dosyalarının yanı sıra Defter
Raporu Beratının da GİB’e
gönderilmesi gerekmektedir.
10. Gelirler idaresi Başkanlığı'nın
standartlarına göre klasör yapısı yeniden düzenlenmiş olup yeni dizin yapısı şu
şekilde oluşacaktır: e-Defter Dizini - XML - Vergi Numarası - Hesap Dönemi - Ay
olarak oluşacak şekilde güncellenmiştir. Eski dizin yapısı ile defter
oluşturulmuş dönemlere ait dizine f9 menüde bulunan "Klasörde Göster"
ve "Defter Dosyasını Aç" gibi seçeneklerle yine ulaşılabilecektir.
Örnek yeni dizin yapısı: Ocak 2020 için
"e-Defter
Dizini\ xml \ Vergi No \ 01.01.2020-31.12.2020(Hesap Dönemi) \01" şeklinde
oluşacaktır.
11. Mükelleflerin, 01.01.2020 tarihinden itibaren
oluşturdukları e-defterlerin ikincil
kopyalarını Özel Entegratör Portal’de (https://efatura.elogo.com.tr/) saklamaları zorunludur.
12. Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından teknik kılavuzlar yayımlandıktan sonra e-defter dosyalarının eLogo
özel entegratör tarafından imzalanabilmesi için gerekli çalışmalar
başlatılacaktır.
Yedekleme
1. Tercihen hem Databaseler, hem de
e-Fatura, e-Defter gibi bilgisayarımızda tutulan dosyalar, ikinci bir harici
bir diske yedeklenip, bir kopyası da Ofis
dışında saklanmalıdır.
2. Yedekleme stratejinizi planlayın.
Aşağıdaki soruları kendinize sorun ve bir yedekleme planı geliştirin.
Ne
yedekleyeceğim?
Nerede
yedekleyeceğim?
Ne
zaman yedekleyeceğim?
Yedeklerimi
ne kadar süreyle saklayacağım?
Yedekleme
işinin görevlisi Kim?
Bu
yedeklerin durumunu izleyecek sorumlu Kim?
e-Mutabakat
13. e-Mutabakat, şirketler arası alacak-borç
hesaplarının eşitlenmesi olan mutabakat yazışmalarının telefon ya da posta
yerine elektronik ortamda yapılmasıdır. Tedarikçi ya da müşteri olarak
çalıştığınız firmalarla yaptığınız BA,
BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda posta, telefon ya da faks kullanmak
yerine e-Mutabakat sistemi üzerinden kolayca e-posta gönderebilir, cevapların
dijital olarak toplanmasını sağlayabilirsiniz.
e-İrsaliye
1. e-irsaliyenin teknik sebeplerle
düzenlenememesi veya fiili teslimat miktarının sevkiyat başında öngörülememesi
halinde; müşteriye öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenecek ve bu irsaliye
üzerinde "e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir" ibaresine yer
verilecektir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye'ye en
geç izleyen 2 gün içinde dönüştürülmesi zorunludur. Matbu sevk irsaliyesine
istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye'ler GİB tarafından
özelleştirilen "MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE" tipinde düzenlenmesi
ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk
irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilmesi gerekmektedir.
2. Taşıma işinin, lojistik firmaları
tarafından yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de lojistik firmasının
VKN, Unvan bilgisi yazılmalıdır. Araç ve şoföre ilişkin bilginin bu durumda
yazılması zorunlu değildir. Ancak, taşıma işinin bizzat satıcı/alıcının kendi
araç ve şoförleri ile yapılması halinde düzenlenecek e-İrsaliye'de araç plaka
no ve şoförün bilgilerine yer verilmesi zorunludur.